Was braucht man zur Reisekostenabrechnung?

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Berufseinsteiger wissen oft nicht, was das ist und wie sie aufgebaut werden muss: Die Reisekostenabrechung. Wir erklären die Grundlagen.

Für die Reisekostenabrechnung müssen alle Ausgaben gesammelt werden, die während einer Reise für die Berufstätigkeit entstanden sind. Diese Kosten werden dann natürlich vom Arbeitgeber erstattet.

Die Reisekostenabrechnung kann man als Papierdokument anlegen oder in digitaler Form vorlegen.

Sie muss bestimmte gesetzliche Vorgaben enthalten:

  • Die Ausgaben müssen den Ausgaberichtlinien des Unternehmens entsprechen. Man kann also nicht im Luxusrestaurant essen gehen, wenn man beispielsweise für einen kleinen Handwerksbetrieb unterwegs war oder für eine staatliche Behörde.
  • Die Ausgaben müssen natürlich für berufliche Zwecke bestimmt sein und dem Interesse des Unternehmens unterliegen. Es gibt also keine Vergnügungsreisen.
  • Die Ausgaben müssen durch Belege bestätigt werden.

Wie müssen die Belege aussehen?

Hier müssen die Ausgabenart und die Höhe der Beträge aufgelistet werden. Die Belege können Rechnungen, Quittungen und Kassenbons sein.

Diese Vorgaben müssen berücksichtigt werden:

  • Datum
  • Name des Mitarbeiters
  • Name des Lieferanten/Dienstleisters
  • Art und Beschreibung der Ausgabe
  • Mehrwertsteuersatz
  • Betrag

Die heutigen digitalisierten Reisekostenabrechnungen funktionieren so, dass man Quittungen einfach einscannt und GoBD-konform speichert in einer Cloud.

Natürlich können verschiedene Ausgabenarten geltend gemacht werden wie Verpflegungskosten (gemeinsame Essen mit Kunden), Transportkosten, Übernachtungskosten, sonstige Kosten (wenn beispielsweise Arbeitsmaterial vor Ort eingekauft werden muss).

Reisekostenabrechnung ohne Zettelwirtschaft

Fallen viele Reisen an, ist die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen für ein Unternehmen oft ein schwerfälliger, unnötig langwieriger Prozess. Fehlende Informationen der Mitarbeiter verzögern ihn. Dazu kommen Belegberge, die wortwörtliche Zettelwirtschaft, bei der Kassenbons in einer Kiste oder einem Umschlag gesammelt werden und erst umständlich sortiert und zugeordnet. Um dies alles zu vermeiden kann man über Expensya  die Prozesse einfach automatisieren. Expensya ist eine Software, die mit Bilderkennungstechnologie manuelle Eingaben von Kassenbon-Daten überflüssig macht. Ein Foto oder Scan des Belegs reicht aus und alle Daten werden direkt erfasst. 

Die Software verwaltet automatische Aufgabenrichtlinien, Validierungs-Workflows, Mehrwertsteuerrückerstattungen, den Verpflegungsmehraufwand und integriert die Buchhaltung. Es ist eine sichere, digitale Archivierung aller Daten unter Berücksichtigung des Datenschutzgesetzes.

Die Vorteile einer guten Software:

  • Automatisierte Verwaltung der Geschäftsausgaben: Eingabefehler werden reduziert. Es geht schnell, inuitiv und flüssig.
  • Sofortige Email-Verarbeitung: Die Mails werden einfach an die Software weitergeleitet, die Rechnungen automatisch erfasst und dem Konto zugefügt. Auch Rechnungen im Text werden erfasst und mehrere Anhänge.
  • Verwaltung des Verpflegemehraufwandes: Ein extra Modul für den Verpflegungsmehraufwand lässt eine schnelle Kalkulation und Rückerstattung zu.

Die Mitarbeiter müssen nicht mehr lange auf ihre Erstattungen warten.

Daten sind sicher und gesetzeskonform gespeichert

Ein Punkt, der vielen Unternehmern noch Bauchschmerzen bereitet: Die gesetzeskonforme Speicherung aller Daten unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes. Mit Expensya gibt es eine zertifizierte Aufbewahrungslösung, die international eingesetzt werden kann.

Wer sich von all diesen Prozessen und der Anwendung überfordert fühlt oder wer besondere Ausgaben hat in seinem Unternehmen, der kann sich kaufmännisch beraten lassen. Dabei geht es auch um vertriebliche Effizienz und individuelle Lösungen im Ausgabenmanagement.

Während der Implementierungsphase der Software kann man auf Wunsch begleitet werden. Hier geht es um Steuerung, Anwendung und Einarbeiten der Mitarbeiter.

Und all diese Vorteile erhält man bereits für einen Preis von 4,75 pro Monat. Umgerechnet auf den Stundenlohn des Mitarbeiters, der bislang die Belege umständlich erfassen musste, bedeutet dies eine Riesenersparnis. Die Gold-Version für 7,60 € enthält folgende Features:

  • Integration mit verschiedenen Buchhaltungs-, Bank- und Gehaltsabrechnungstools
  • Gesetzeskonforme Archivierung für Deutschland, Frankreich und Spanien
  • Unbegrenzte E-Rechnungen 
  • Automatische Genehmigung auf Basis der Ausgabenrichtlinien
  • Vorschussverwaltung

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